Controle informatizado gera eficiência para o Estado

O foco cada vez mais preventivo da Controladoria-Geral do Estado do Piauí (CGE), com o objetivo de garantir a eficiência e efetividade do gasto público, tem gerado resultados satisfatórios para o Estado. Entre janeiro e setembro deste ano, a CGE analisou cerca de R$ 600 milhões em recursos, gerando uma economia de mais de R$ 100 milhões aos cofres do Estado, após o órgão analisar contratos e outros procedimentos feitos por 46 unidades administrativas do Poder Executivo. 

Crédito: José Alves Filho

O grande volume de processos de despesas a serem analisados pela CGE, bem como o alto valor de recursos envolvidos, exige bastante cuidado para que o dinheiro público seja aplicado atendendo às necessidades do Estado e os preços praticados sejam justos. Por isso, além de auditores governamentais na própria Controladoria, o órgão conta com auditores setoriais e Núcleos de Controle Interno para avaliar as despesas nos órgãos e entidades do poder executivo.

Um dos instrumentos utilizados pela CGE para tornar o trabalho das análises das despesas algo mais rápido e seguro, foi criado em 2017. Trata-se do Sistema Integrado de Controle Interno (SINCIN), um sistema eletrônico que define um check list com o passo a passo para avaliar se a despesa segue os critérios exigidos em lei. Um processo que demoraria mais de um dia para ser analisado, com esse sistema leva, em média, 20 minutos. Além de ter gerado uma aceleração nas análises de processos, aumentou o controle e trouxe maior eficiência e transparência. Por meio do sistema, já foram emitidos mais de 23 mil pareceres de conformidade de processos, entre janeiro e setembro deste ano, cujo volume ultrapassa os R$ 2,4 bilhões de recursos analisados. 

 Auditor Alexandre Chaves | Crédito: José Alves Filho

O auditor governamental, Alexandre Chaves, explica o que mudou na forma de trabalho da CGE, assim como na eficiência do trabalho com a aplicação do novo sistema. “Esse sistema faz parte de uma sistemática maior que foi estabelecida em 2017, de reformular o controle do poder executivo do Estado como um todo. Dentro dessa perspectiva entrou em pauta um trabalho muito mais preventivo do que de remediar algum tipo de problema que viesse a acontecer na gestão. Para isso, estruturamos um sistema que consiste basicamente em definir um check list de acordo com a despesa que se paga para evitar que o gestor e executor deixe passar algo despercebido. A nossa Legislação é bem complexa e é muito difícil qualquer gestor ter em mente todos os requisitos que precisa observar quando vai fazer qualquer tipo de autorização de pagamento ou de contratação, então o sistema veio no sentido de fazermos uma espécie de guia para gerar a garantia de que tudo que precisa ser observado durante esse processo seja necessariamente cumprido”, disse.

Alexandre fala ainda dos indicadores positivos de melhorias de mais eficiência de gestores com a aplicação do sistema. “O feedback tem sido muito positivo em termos de reconhecimento, inclusive do Tribunal de Contas do Estado. Quando tivemos a iniciativa de criar esse sistema tivemos como base uma demanda do governador, que queria que as observações que o TCE vinha recorrentemente fazendo não as fizesse mais, então observamos que o número de recomendações vem diminuindo e isso é um indicador de sucesso desse sistema”, acrescentou.

Para o auditor, o uso da tecnologia foi essencial para agilizar esse processo, uma vez que se o checklist fosse feito no papel seria difícil consolidar as informações, dar acesso às pessoas e fazer com que os executores saibam que estão sendo acompanhados e providenciem ações corretivas em função dos indicadores que são gerados. “A questão da tecnologia é muito importante porque cria a possibilidade de fazermos essas consolidações, analisar tendências e ao mesmo tempo dá essa transparência à sociedade e ao gestor e quem sai ganhando é o cidadão que tem a certeza que os recursos públicos estão sendo investidos corretamente”, avalia.

Controle aumentou e tempo de espera diminuiu

Através dos sistemas informatizados e integrados de monitoramento, que além de darem mais transparência, também geram a melhor performance de secretarias, foi elaborado um ranking de eficiência do controle interno, medido através da eficiência de repartições e órgãos públicos. O ranking revelou que a Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz), responsável pela autorização de pagamento de todo custeio do Estado, ocupa a segunda posição como o órgão público mais eficiente entre dez avaliados pela CGE..

No órgão, a equipe conseguiu reduzir 20% o custeio de todo estado e de todas as pendências de ilegalidade dos processos. Esse monitoramento é feito de forma diária pelo Núcleo de Controle do Estado. Com isso, a certeza que é mais difícil a existência de fraudes ou erros nos processos de pagamento. Ricjardeson Rocha Dias, Superintendente do Tesouro do Estado do Piauí (SUEST), fala dos resultados obtidos dessa nova forma de controle e monitoramento que vem sendo feito.

Ricjardeson Rocha Dias, Superintendente do Tesouro do Estado do Piauí  | Crédito: José Alves Filho

“Com a implementação dessas ferramentas de controle, os sistemas informatizados se conversam, pois são integrados. Então, quando um processo de despesa do custeio do estado é iniciado ele tem que passar pelo crivo da equipe do Núcleo de Controle Interno, em que vai ser avaliado critérios de legalidade, viabilidade e eficiência daquele gasto. Com esses controles, nós observamos que em 2019 o nosso custeio reduziu 20%. Cada processo é minuciosamente avaliado, verificado em conformidade com a lei, com os valores praticados no mercado e ao final de tudo é que segue os trâmites normais. Isso vale para todas as despesas do estado, desde a diária do servidor até o pagamento de valores mais altos”, destacou.

Ricjardeson reitera que o controle aumentou e o tempo de análise de processos diminuiu desde que os despachos migraram do papel físico para o ambiente eletrônico, com sistemas informatizados, trazendo maior agilidade para análises mais criteriosas. A Controladoria-Geral do Estado é quem acompanha e monitora os processos tanto de forma preventiva quanto concomitante.